MSForms

出自Kepha百科

Microsoft Forms 基礎操作教程

適用於使用 Microsoft Forms 創建：

  • 在線調查問卷
  • 報名表
  • 信息收集表
  • 教師或學生反饋表
  • 測驗與考試
  • 其他

一、登錄 Microsoft Forms

  1. 打開 Microsoft Forms。 http://forms.office.com/
  2. 單擊 Sign in（登錄）。
  3. 使用學校Microsoft 365 帳戶帳戶登錄：

學校工作帳戶通常具有更完整的組織內身份驗證、文件上傳和協作功能。

Microsoft Forms 會自動保存編輯內容，不需要手動單擊「保存」。參微軟官方創建表單說明

二、創建新表單

登錄後，可以看到兩個主要選項：

選項 用途
New Form（新建表單） 調查、報名、申請、意見收集
New Quiz（新建測驗） 考試、測試、自動評分

普通信息收集請選擇：

New Form（新建表單）

三、填寫標題和說明

單擊表單頂部的默認標題，輸入：

在說明中輸入：

還可以單擊標題旁邊的圖片圖標，添加學校 Logo 或橫幅圖片。

微軟目前規定：

  • 標題最多90個字符
  • 說明最多1,000個字符

四、添加第一個問題

單擊：

Add new（添加新問題）

選擇一種題型。

常見題型

題型 中文用途 示例
Choice 選擇題 您遇到哪類問題？
Text 文本題 姓名、郵箱、問題描述
Rating 評分題 請評價本次服務
Date 日期題 希望解決的日期
Ranking 排序題 對需求進行優先級排序
Likert 李克特量表 非常同意至非常不同意
File upload 上傳文件 上傳截圖或附件
Net Promoter Score 推薦度評分 您有多大可能推薦？
Section 分區 將較長表單劃分成不同部分

五、創建示例表單

下面創建一個基本的 IT 服務申請表。

問題1：申請人姓名

  1. 單擊 Add new。
  2. 選擇 Text。
  3. 輸入：
  1. 打開右下角的 Required（必填）。

問題2：電子郵箱

  1. 單擊 Add new。
  2. 選擇 Text。
  3. 輸入：
  1. 打開 Required。

如果表單設置為僅限組織內部人員填寫，並且啟用了姓名記錄，系統通常可以自動記錄填寫者身份，這時不一定需要另外詢問姓名和郵箱。

問題3：問題類型

  1. 單擊 Add new。
  2. 選擇 Choice。
  3. 輸入問題：
  1. 添加選項：
  1. 打開 Required。

如果允許選擇多個答案，啟用：

Multiple answers（多個答案）

問題4：問題說明

  1. 添加 Text 題。
  2. 輸入：
  1. 打開 Long answer（長答案）。
  2. 打開 Required。

問題5：上傳截圖

  1. 單擊 Add new。
  2. 單擊右側的下拉箭頭或 More question types。
  3. 選擇 File upload。
  4. 輸入：
  1. 設置允許的文件數量、大小和文件類型。

「文件上傳」通常要求填寫者使用組織內部的學校或工作帳戶登錄，因此不適合完全公開、允許匿名填寫的表單。

問題6：緊急程度

  1. 添加 Choice 題。
  2. 輸入：
  1. 添加選項：
  1. 打開 Required。

六、移動、複製或刪除問題

選擇一個問題後，可以使用問題卡片上的按鈕：

功能 作用
上移或下移 調整問題順序
Copy question 複製問題
Delete question 刪除問題
More settings 添加副標題、限制或分支

注意：如果表單已經收到回復，刪除問題時，該問題對應的回覆數據也可能永久刪除。

七、添加分區

如果表單內容較多，可以使用 Section（分區）。

例如：

操作方法：

  1. 單擊 Add new。
  2. 選擇 More question types。
  3. 選擇 Section。
  4. 輸入分區標題和說明。

分區可以讓表單更清晰，也可以讓每個部分顯示為不同頁面。

八、設置條件分支

條件分支可以根據用戶的答案顯示不同問題。

例如：

  • 用戶選擇「Moodle」，顯示 Moodle 問題說明。
  • 用戶選擇「Microsoft 365」，顯示 Microsoft 365 問題說明。
  • 用戶選擇「其他」，顯示補充說明。

設置方法：

  1. 選擇需要設置分支的問題。
  2. 單擊右下角的 More settings for question（三個點）。
  3. 選擇 Add branching（添加分支）。
  4. 為每一個答案選擇下一步跳轉到的問題。
  5. 完成後單擊 Back（返回）。

分支只能跳到後面的問題或表單結尾，不能跳回前面的題目。微軟官方分支邏輯說明

九、修改表單外觀

單擊頂部的：

Style（樣式）

可以修改：

  • 背景顏色
  • 主題圖片
  • 表單背景
  • 自定義圖片
  • 表單整體視覺風格

正式的學校表單建議：

  • 使用學校 Logo
  • 採用學校品牌顏色
  • 保持背景簡潔
  • 避免複雜、影響文字閱讀的背景圖片

十、預覽和測試

發布前必須測試表單。

  1. 單擊頂部的 Preview（預覽）。
  2. 分別檢查：
    • Computer（電腦顯示）
    • Mobile（手機顯示）
  3. 完整填寫一次。
  4. 單擊 Submit（提交）。
  5. 返回編輯頁面檢查結果。

重點檢查：

  • 必填題是否正確
  • 分支是否正確
  • 文件上傳是否正常
  • 中文和英文是否清楚
  • 手機顯示是否正常

十一、設置誰可以填寫

單擊頂部的：

Collect responses（收集回復）

然後選擇填寫範圍。

設置 適用場景
Anyone can respond 任何人都可以填寫，可以匿名，不要求登錄
Only people in my organization can respond 僅限學校或公司內部人員
Specific people in my organization can respond 僅指定的人員或群組

對於學校內部表單，通常建議選擇：

然後根據需要設置：

  • Record name：記錄填寫者姓名
  • One response per person：每人只能填寫一次

如果是公開招生諮詢或活動報名，可以選擇：

公開連結可能被轉發，因此不要通過公開表單收集密碼、社會安全號碼、銀行信息或其他高度敏感資料。微軟官方收集回覆說明

十二、表單高級設置

單擊右上角的 …（More form settings），選擇：

Settings（設置）

常見設置包括：

Accept responses

控制表單是否繼續接收回復。

關閉後，填寫者將不能再提交。

Start date和End date

設置開放和截止時間。

例如：

Set time duration

限制測驗或表單完成時間，主要用於考試。

Shuffle questions

隨機排列問題。

不建議在使用分區或分支邏輯時隨意啟用。

Customize thank you message

自定義提交後的確認信息，例如：

Get email notification of each response

每次有人提交時，表單所有者收到郵件通知。

Allow receipt of responses after submission

允許填寫者保存或列印自己的回覆收據。實際可用性會受組織帳戶和管理員策略影響。

十三、分享表單

在 Collect responses 頁面，可以使用以下方式：

複製連結

  1. 選擇連結圖標。
  2. 根據需要勾選 Shorten URL。
  3. 單擊 Copy link。
  4. 將連結發送到郵件、Teams、Moodle或網站。

Outlook或Teams邀請

可以直接選擇聯繫人、Teams群組或頻道發送邀請。新版 Forms 也可能根據許可證提供 Copilot 邀請文字和智能提醒功能。

QR Code

  1. 選擇二維碼圖標。
  2. 單擊 Download。
  3. 將二維碼添加到海報、PPT或宣傳資料。

Embed嵌入代碼

  1. 選擇 Embed 圖標。
  2. 複製嵌入代碼。
  3. 將代碼加入網頁或支持嵌入內容的平台。

十四、查看回復

有人提交後，打開表單並單擊：

View responses（查看回復）

系統會顯示：

  • 回復總數
  • 平均完成時間
  • 每個問題的統計結果
  • 圖表和百分比
  • 每一位填寫者的單獨回復

單擊：

Check individual results

可以逐條查看每個人的提交內容。

十五、導出到 Excel

在回復頁面選擇：

Open results in Excel

目前主要有以下方式：

方式 結果
Open results in Excel 在 OneDrive 或 SharePoint 中建立帶實時數據連接的工作簿
Open in Excel Desktop 使用桌面版 Excel 打開連接的數據
Download a copy 下載當前回復的離線副本，不會繼續自動同步

對於個人表單，連接的 Excel 文件通常保存在 OneDrive；對於群組表單，通常保存在相關 SharePoint 站點。微軟官方結果與Excel說明

十六、協作編輯表單

如果需要讓同事共同維護表單：

  1. 打開表單。
  2. 單擊右上角的 …。
  3. 選擇 Collaborate or Duplicate（協作或複製）。
  4. 設置誰可以編輯。
  5. 複製協作連結並發送給同事。

注意區分：

  • 填寫連結：讓用戶提交回復。
  • 協作連結：讓同事修改表單並查看回復。

不要把協作連結誤發給普通填寫者。

十七、最重要的發布檢查清單

正式發布前請確認：

  • 表單標題和說明正確
  • 所有必要問題已經設置為必填
  • 姓名記錄和匿名設置符合要求
  • 填寫範圍選擇正確
  • 分支邏輯經過測試
  • 文件上傳權限正常
  • 開始和截止時間正確
  • 提交後的確認信息正確
  • 已在電腦、手機上測試
  • 沒有收集不必要的敏感信息
  • 分享的是填寫連結，而不是協作連結
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